La legalización y traducción de documentos

Abordamos uno de los temas que genera más dudas en la materia de extranjería: la legalización y la traducción de documentos. Es igual de importante saber qué documentos deben presentarse como conocer cómo deben presentarse y asegurarse de que cumplen los requisitos para su validez legal en España.  

Para que esta guía sea realmente práctica, nos centraremos en el supuesto más común: un documento expedido por una administración extranjera que debe surtir efectos ante las autoridades públicas españolas (como las Oficinas de Extranjería).

🎬 Introducción

¿En qué consiste? 

Si bien tenemos claro qué quiere decir traducir, en muchas ocasiones, no tenemos tan claro qué significa legalizar. La legalización es un trámite administrativo que certifica la autenticidad de las firmas y sellos que contiene un documento público. Un documento público es aquello que es emitido por un Estado o autoridad competente. Como nota más técnica, la legalización no valida el contenido del documento (lo que dice), sino la autoridad que lo emite (quién lo firma). 

¿Qué documentos hay que legalizar y traducir? 

Como regla general, y simplificarlo al máximo, hay que legalizar los documentos públicos extranjeros (es decir, aquellos emitidos por las autoridades públicas de otros países distintos de España). Asimismo, hay que traducir todos los documentos, ya sean públicos o privados, que no estén en español. 

Tabla resumen

🏛️ La legalización de los documentos públicos extranjeros

🏷️ Clasificación según la procedencia del documento 

En cuanto a la legalización, debemos hacer una distinción entre dos tipos de documentos públicos extranjeros, según el lugar donde han sido expedidos:

Grupo 1

Documentos extranjeros emitidos en el extranjero, es decir, fuera de España. Aquellos autorizados por una autoridad pública en su país de origen. Esto incluye documentos emitidos a distancia por internet mediante la sede electrónica de la administración correspondiente.

Ejemplo: Un certificado de matrimonio expedido por el Registro Civil de Bogotá, Colombia.

Grupo 2

Documentos extranjeros emitidos en España. Es común olvidar que las misiones diplomáticas (las “embajadas”) y las oficinas consulares (los “consulados”) extranjeros en territorio español también emiten documentos públicos que se consideran extranjeros.

Ejemplo: Un certificado de antecedentes penales emitido por el Consulado General de Colombia en Madrid.

Esta distinción es clave, ya que el procedimiento para que ambos documentos tengan validez ante la administración española puede variar sustancialmente. 

🔀 Los diferentes métodos de legalización, según la procedencia del documento

→ Grupo 1

Si el documento pertenece al primer grupo, es decir, se trata de un documento extranjero emitido en el extranjero (incluso aquellos emitidos a distancia por internet) tenemos dos opciones: 

1. Vía Apostilla de La Haya

Documentos emitidos fuera de España por autoridades de países firmantes del Convenio de La Haya 

¿Qué es y en qué consiste la Apostilla de La Haya?

La Apostilla de la Haya es el método más fácil y más conveniente. En teoría, es un método de exención de legalización, sin embargo, como tal, es un trámite, por ello, frecuentemente, nos referimos a ello, como vía rápida de legalización. 

El procedimiento de apostilla consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de éste, una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos.

¿Quiénes se pueden beneficiar del sistema de la Apostilla de La Haya? 

Sólo aplica entre países firmantes del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por lo tanto, sólo pueden solicitar la apostilla aquellos que tengan un documento expedido por algún país que forma parte del Convenio de La Haya y sólo sirve este tipo de legalización si se presenta el documento apostillado en otro país que también forma parte del Convenio. España, afortunadamente, forma parte del Convenio y reconoce la Apostilla de los demás firmante.

¿Dónde se puede solicitar la apostilla? 

Siempre se deberá solicitar en el país en el que se expide el documento. En algunos casos, también se puede solicitar por internet ante la autoridad competente. A continuación, puedes consultar la autoridad competente para emitir la Apostilla de La Haya en cada país que forma parte del Convenio. 

¿Qué documentos pueden apostillarse? 

Hay que tener en cuenta que no todos los documentos públicos pueden ser apostillados. La página web del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes nos indica cuáles sí y cuáles no. 

Sí se pueden apostillar: los documentos judiciales, administrativos y notariales. 

No se puede apostillar: los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares (estos pertenecen al grupo 2 y deberán ser legalizados vía MAEUEC). 

2. Vía legalización diplomática

Documentos emitidos fuera de España por autoridades de países que no forman parte del Convenio de La Haya 

¿Qué es la legalización diplomática? 

Si tu documento es extranjero emitido en el extranjero y tu país no forma parte del Convenio de La Haya, este es tu camino. La página web del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (de ahora en adelante, MAEUEC) define la legalización diplomática como el proceso para dotar de validez legal a los documentos públicos en un estado distinto del que los expide y, en este caso, el trámite consiste de dos fases que le dan sentido a su nombre. 

¿Cuáles son las fases de la legalización diplomática?

La legalización por vía diplomática tiene dos fases: 

1. La primera fase consiste en legalizar el documento ante el Ministerio de Asuntos Exteriores del mismo país que lo ha expedido.   

2. La segunda fase consiste en legalizar el documento en la embajada o consulado español en el país extranjero. 

→ Grupo 2

Documentos extranjeros emitidos en España. Si el documento pertenece al segundo grupo, es decir, se trata de un documento extranjero emitido en consulado o embajada en España, sólo tenemos una opción.  

Vía MAEUEC

Cualquier documento expedido por los funcionarios diplomáticos o consulares de países extranjeros emitidos dentro del territorio español no pueden ser apostillados ni seguir la vía de legalización diplomática para que tengan validez en España. 

Estos documentos deben ser legalizados directamente por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEUEC) de España. Sin el sello de este ministerio español, el documento emitido por la embajada o el consulado extranjero en España no tendrá validez ante otros organismos públicos en España.  

🗣️ La traducción de los documentos públicos y privados extranjeros

🔣 Los diferentes métodos de traducción 

El art. 17 del Real Decreto 724/2020, por el que se aprueba el Reglamento de la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación define qué se considera traducción oficial. 

1. Traductor jurado reconocido por el MAEUEC

Esta vía es la más recomendada, dado que es la más rápida y sencilla porque no requiere que la traducción sea posteriormente legalizada ante el MAEUEC. 

Proceso: Verifica la disponibilidad de traductores en tu idioma. Consulta el listado oficial de Traductores Jurados del MAEUEC para verificar que existen traductores que puedan traducir de tu idioma al español. Contacta con ellos vía mail o teléfono para pedir presupuesto, disponibilidad y documentación necesaria para llevar a cabo la traducción.

Aclaración: Muy probablemente, no necesitarán la copia original del documento, sólo precisarán una copia certificada del documento para realizar la traducción y ello facilita y economiza mucho la gestión.

Recordatorio: Ten en cuenta que no existen traductores jurados para todos los idiomas. Si tu idioma no está en la lista, entonces deberás proceder a traducir por vía 2 o 3, que te explicaremos a continuación. A modo de ejemplo, no hay traductores jurados vietnamita-español.

2. Traducción en la embajada o consulado español en el país extranjero + legalización MAEUEC

Proceso: Se puede solicitar la traducción a la embajada o consulado español en el país extranjero que haya emitido el documento en cuestión, siempre y cuando se ofrezcan servicios de traducción.

Aclaración: Ten en cuenta que no todos las embajadas/consulados españoles por el mundo cuentan con servicios de traducción. 

Recordatorio: Ten en cuenta que dicha traducción deberá ser legalizada, en última instancia, ante el MAEUEC en Madrid, España. A continuación, explicaremos cómo se deberá llevar a cabo la legalización de este tipo de traducciones. 

3. Traducción en la embajada o consulado extranjero en España + legalización MAEUEC

Proceso: También se puede solicitar la traducción ante la embajada o consulado del país extranjero, que emita el documento, en España. 

Aclaración: Ten en cuenta que no todos las embajadas/consulados extranjeros en España cuentan con servicios de traducción. 

Recordatorio: Así mismo, tal y como ya aplica en la opción 2, ten en cuenta que dicha traducción deberá ser legalizada, en última instancia, ante el MAEUEC en Madrid, España. 

🖋️ La legalización de la traducción 

Una vez tengas la traducción realizada por la embajada/consulado, (ya sea por la segunda o tercera vía expuestas anteriormente), el último paso es obtener el sello del Ministerio de Asuntos Exteriores a través del servicio de legalizaciones del MAEUEC. Este trámite es totalmente gratuito, salvo los costes de envío o gestión externa, y puedes realizarlo de tres maneras:

1. Gestión a distancia: 

Si no vives en Madrid, no tienes a alguien de confianza en la ciudad o no quieres delegar el trámite en una gestoría, te recomendamos que hagas llegar la documentación original a la misma dirección (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid) a través de:

• Correo certificado: Es la vía oficial de Correos. Es importante incluir un sobre ya franqueado con tu dirección para que te devuelvan el documento.

• Mensajería privada: Puedes contratar una empresa de logística que se encargue de la entrega y la recogida.

Además también puedes delegar el trámite, bajo coste, a través de una gestoría autorizada en tu localidad de residencia.

2. Gestión presencial (en Madrid) 

Si vives en Madrid, tienes alguien de confianza que esté en la ciudad o prefieres contratar un profesional que lo haga por ti de forma presencial, tienes dos opciones: 

• Personalmente: Puedes acudir a las oficinas del MAEUEC en calle del General Pardiñas nº 55 de Madrid, 28006. No es necesario obtener cita previa y el horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00h a 14:00h. 

• Por representación: Si no puedes ir tú, puede acudir cualquier persona de tu confianza, un profesional o una gestoría autorizada para realizar el trámite en tu nombre bajo autorización de representación.

🔓 Las exenciones previstas en convenios internacionales

Por último, vamos a analizar las exenciones que hay previstas para el trámite de legalización o apostilla en determinados documentos públicos, principalmente en la UE. Esto te exime de la necesidad de legalizar estos documentos, y algunas veces, también de su traducción.

Reglamento UE 1191 de 2016

El Reglamento UE 1191 de 2016 es un convenio europeo, ratificado por los 27 Estados Miembros de la Unión Europea: Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Checa, Rumanía y Suecia. 

Según el art. 2.1 del Reglamento, están exentos de legalización los siguientes certificados / documentos: 

• Certificado de nacimiento (no aplica a las copias certificados de nacimiento). 

• Certificado de fe de vida. 

• Certificado de defunción. 

• Certificado de matrimonio. 

• Certificado de estado civil. 

• Certificado de divorcio, separación judicial y anulación matrimonial. 

• Certificado de unión registrada. 

• Certificado de filiación.

• Certificado de adopción.

• Certificado de domicilio. 

• Certificado de nacionalidad. 

• Certificado de antecedentes penales. 

Según el art. 6 del Reglamento, están exentos de traducción los siguientes certificados / documentación, siempre y cuando, 

• Vayan acompañados por el impreso estándar multilingüe anexado al Reglamento. 

• Sean expedidos por una autoridad. 

• Lleven la fecha de expedición, firma, el sello o timbre de la autoridad expedidora. 

• Aplica únicamente a: 

  • El nacimiento. 

  • El hecho de que una persona esté viva. 

  • La defunción.

  • El matrimonio. 

  • La unión de hecho registrada. 

  • El domicilio o la residencia. 

  • La ausencia de antecedentes penales.

Convenio de Viena de 1976

El art. 1, 6 y 8 del Convenio de Viena de 1976 establece la exención de legalización o formalidad equivalente, así como la traducción, cuando se trate de: 

• Certificaciones de las actas de nacimiento 

• Certificaciones de las actas de matrimonio 

• Certificaciones de las actas de defunción 

Todos estos certificados deberán ser expedidas en formato multilingüe. 

Los estados firmantes son Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia y Herzegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, República de Macedonia del Norte, Moldavia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumanía, Serbia, Suiza y Turquía. 

Por lo tanto, este convenio favorece, a los países subrayados en negrita, en el apartado anterior, que no forman parte de la UE, por tanto, no se pueden acoger al Reglamento 1191. Sin embargo, pueden acogerse al Convenio de Viena, y beneficiarse de la exención de la legalización y traducción en los documentos públicos de dichos países que deban ser presentados en España.

Canje de Notas de Madrid de 1984

El Canje de Notas de Madrid de 1984 es un convenio firmado bilateralmente entre España y la URSS (Rusia) que establece que los documentos relativos al certificado de nacimiento, matrimonio y defunción y cualquier otro certificado que pueda expedir un Registro Civil podrán estar exentos de legalización. En este caso, no aplica la exención de la traducción.

📌 Cuadro comparativo

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